Nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) sind die künstlersozialabgabepflichtigen Unternehmer verpflichtet, Aufzeichnungen über alle an selbständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte zu führen (§ 28 KSVG).
Dem Unternehmer bleibt es im Wesentlichen überlassen, in welcher Form er die Aufzeichnungspflichten erfüllt. Die Aufzeichnungen müssen jedoch folgenden Anforderungen genügen:
- Das Zustandekommen der Meldungen, Berechnungen und Zahlungen nach § 27 Abs. 1 KSVG muss aus den Aufzeichnungen heraus nachprüfbar sein.
- Der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen muss jederzeit hergestellt werden können.
- Mehrere Entgeltzahlungen für eine künstlerische/publizistische Leistung müssen listenmäßig zusammengeführt werden können.
- Soweit Aufzeichnungen, Unterlagen, Meldungen, Berechnungen und Zahlungen mit Hilfe technischer Einrichtungen erstellt oder verwaltet werden, muss sichergestellt sein, dass diese Anforderungen an die Aufzeichnungen usw. erfüllt werden können. Insbesondere müssen Datenverarbeitungsprogramme, die zur Erstellung oder Verwaltung benutzt werden, ordnungsgemäß dokumentiert sein.
Für Prüfungszwecke sind die vom Unternehmen geführten Aufzeichnungen auf Verlangen der Künstlersozialkasse vorzulegen. Darüber hinaus sind die Unternehmen verpflichtet, über alle für die Feststellung der Abgabepflicht und die Höhe der Künstlersozialabgabe erforderlichen Tatsachen Auskunft zu geben und sämtliche Unterlagen, aus denen diese Tatsachen hervorgehen, vorzulegen (§ 29 KSVG).
